República de Costa Rica: Decreto 44.735/2024

Poder Ejecutivo
Decreto 44.735/2024

16 de Mayo de 2024

EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y EL MINISTRO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

Con fundamento en los artículos 25, 27 y 28, siguientes y concordantes de la Ley General de la Administración Pública, N º 6227 del 02 de mayo de 1978; los artículos 41 y 43, siguientes y concordantes de la Constitución Política de la República de Costa Rica del 7 de noviembre de 1949; los artículos 1, 2, 43, 44, 45, siguientes y concordantes de la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Nº l860 del 21 de abril de 1955; el artículo 38 siguientes y concordantes del Reglamento de reorganización y racionalización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social Decreto N º l508-TBS, 26 de febrero de 1971 y sus reformas, los artículos 456, 457, 458 y 459 del Código de Trabajo, Ley N º 2 del 27 de agosto de 1943, y sus reformas; la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Trámites y Requisitos Administrativos, Nº8220 del 04 de marzo del 2002; el Reglamento a la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, Decreto Ejecutivo N º 37045 del 22 de febrero del 2012; los artículos 1, 3, 9, 10, 11 y 12, de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, N º 8454 del 30 de agosto de 2005; los artículos 2, 3, 4, 12, 13, 15, siguientes y concordantes de la Ley sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social, N º 7727 del 9 de diciembre de 1997, y su reglamento; artículo 1, siguientes y concordantes de la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, N º 8968 del 07 de julio de 2011; artículos 3 y 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Decreto Ejecutivo N º 33018 del 20 de marzo del 2006 y sus reformas; artículo 45, siguientes y concordantes del Reglamento para la solución de conflictos jurídicos laborales, N º 40875- Nº 44735 – MTSS MTSS-JP del 30 de noviembre del 2017; los artículos 1, 2, 5, siguientes y concordantes, de la Directriz Modificación de la Implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense, N º 067-MICITT-H-MEIC del 03 de abril del 2014; la Política de Formatos Oficiales de los Documentos Electrónicos Firmados Digitalmente; Acuerdo 0-B del 20 de mayo del 2013 y el Procedimiento para la conciliación laboral individual, Cod: PSRAC.l l.2-P02, del 30 de abril del 2014; y

CONSIDERANDO:

l. Que los artículos 41 y 43 de la Constitución Política de la República de Costa Rica, garantizan el derecho de toda persona a la tutela judicial efectiva que comprende el acceso a la justicia pronta, cumplida, sin denegación y en estricta conformidad con las leyes; así mismo establece la facultad de toda persona de terminar sus diferencias patrimoniales por medio de árbitros.

II. Que el Estado costarricense debe implementar las Tecnologías de la Información y Comunicación bajo principios racionales de eficiencia en el uso de recursos y efectividad en su aplicación con el objetivo de garantizar la eficiencia y transparencia de la administración, así como para propiciar incrementos sustantivos en la calidad del servicio brindado a los ciudadanos de acuerdo con los derechos establecidos constitucionalmente.

III. Que de conformidad con los artículos 25, 27 y 28 de la Ley General de la Administración Pública, Ley N º 6227 del O 1 de diciembre de 1978, el Ministro será el órgano jerárquico superior del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y le corresponde «Dirigir y coordinar todos los servicios del Ministerio».

IV. Que según los artículos 43, 44 y 45 de la Ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Nº l860 del 21 de abril de 1955 y el artículo 38 del Reglamento de Reorganización y Racionalización del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, Decreto Ejecutivo Nº l 508-TBS del 26 de febrero de 1971, corresponde al Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y específicamente al Departamento de Relaciones de Trabajo intervenir en los conflictos de trabajo que surjan entre patronos y trabajadores, a través de la conciliación extrajudicial.

V. Que de conformidad con los artículos 456, 458 y 459 del Código de Trabajo, Ley N º 2 del 27 de agosto de 1943, y sus reformas, la conciliación, la mediación y el arbitraje serán utilizados prioritariamente como instrumentos de paz entre las partes y para la sociedad y será facultativo para las personas trabajadoras y patronos someter la solución de sus conflictos, de forma previa a la intervención de los órganos jurisdiccionales, a conciliadores o mediadores privados o del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, independientemente de que se trate de sujetos de derecho público o privado.

VI. Que la Ley sobre Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social RAC, N º 7727 del 9 de diciembre de 1997 y su reglamento, en los artículos 2 y 3 garantizan el derecho que toda persona tiene de recurrir al diálogo, la negociación, la mediación, la conciliación, el arbitraje y otras técnicas similares, para solucionar sus diferencias patrimoniales de naturaleza disponible.

VII. Que de conformidad con el artículo 46 del Reglamento para la solución de conflictos jurídicos laborales, N º 40875 – MISS – JP del 30 de noviembre del 2017, incisos a) y f) son funciones de las Unidades de Resolución Alterna de Conflictos «Brindar y administrar servicios de asesoría, conciliación y arbitraje laborales» e «Integrar en su funcionamiento herramientas tecnológicas en procura de una prestación del servicio público eficiente y eficaz. «

VIII. Que en aplicación del artículo 1 Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, N º 8968 del 07 de julio de 2011, se garantiza a cualquier persona el respeto a sus derechos fundamentales, concretamente, su derecho a la autodeterminación informativa en relación con su vida o actividad privada y demás derechos de la personalidad, así como la defensa de su libertad e igualdad con respecto al tratamiento automatizado o manual de los datos correspondientes a su persona o bienes.

IX. Que el «Procedimiento para la conciliación laboral individual, Cod: PSRAC. J l.2-P02, del 30 de abril del 2014», establece un marco de referencia claro y exacto sobre la secuencia de actividades que conlleva la conciliación laboral que brinda el Departamento de Relaciones de Trabajo y el Centro de Resolución Alterna de Conflictos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

X. Que para el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en el ejercicio de su función pública, en el liderazgo que le corresponde cumplir como rector en el sector de trabajo, debe fortalecer su alcance y brindar una mayor cobertura de los servicios que ofrece a la sociedad costarricense, acercando sus funciones a todas las personas, para facilitar el acceso a justicia alternativa de forma ágil, pronta y confiable; adaptando sus actividades y servicios al contexto tecnológico y virtual actual y garantizar un mayor acceso a las personas usuarias que se encuentren en zonas alejadas y vulnerables, con el fin de disminuir costos de traslado y fomentar una mayor participación tanto de personas trabajadoras como empleadores en dichas conciliaciones.

XI. Que es importante para alcanzar esta transformación que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social y específicamente el Departamento de Relaciones de Trabajo, ajuste su funcionamiento a la realidad de la cuarta revolución tecnológica, implementando herramientas para tramitar los servicios, con acceso remoto para las personas usuarias, incorporando tecnologías para interconectar a las personas sin la necesidad de su presencia física en las oficinas.

XII. Que con el fin de garantizar el acceso a la justicia de las personas, el cual está consagrado en la Constitución Política, promoviendo un acceso oportuno que se adecue a la realidad y cambios imperantes, se hace necesario adaptar los procedimientos de conciliación existentes y crear las condiciones necesarias para realizar sesiones virtuales en la atención en conflictos jurídicos laborales individuales, en las Unidades de Resolución Alterna de Conflictos del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social.

XIII. Que los artículos 3 y 9 de la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Nº 8454 del 30 de agosto del 2005, reconocen el mismo valor y eficacia probatoria de los documentos electrónicos firmados digitalmente con respecto a los documentos físicos firmados de manera manuscrita.

XIV. Que de conformidad con el inciso k) del artículo 4 de la Ley de Promoción Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del MICYT (Ministerio de Ciencia y Tecnología), Nº 7 l 69 del 26 de junio de 1990, es deber del Estado impulsar la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la Administración Pública, a fin de agilizar y actualizar permanentemente, los servicios públicos en el marco de una reforma administrativa que ayude a lograr la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia operativa. Siendo así, el uso de la firma digital certificada como herramienta de identificación confiable y segura ofrece una oportunidad fundamental para el incremento de la eficiencia, la eficacia, la transparencia y el acometimiento de los fines estatales.

XV. Que la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos citada, así como su Reglamento, facultan al Estado y a todas sus instituciones públicas para utilizar los certificados, firmas digitales y documentos electrónicos dentro de sus respectivos ámbitos de competencia, así como incentivar su uso para la prestación directa de servicios a los administrados, y para facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado correspondiente. De igual manera todas las dependencias públicas deben procurar ajustar sus disposiciones a los principios de neutralidad tecnológica e interoperabilidad, no pudiendo imponer exigencias técnicas o jurídicas que impidan o dificulten injustificadamente la interacción con las oficinas públicas mediante el uso de certificados y firmas digitales.

XVI. Que de conformidad con el artículo 1 de la Directriz Modificación de la Implementación y el uso de la firma digital en el sector público costarricense, N º 067-MICITT-H-MEIC, del 03 de abril del 2014; se busca hacer efectivo el derecho a exigir igualdad en el acceso por medios electrónicos a todos los servicios que se ofrecen por medios físicos, pudiendo las personas físicas utilizar en cualquier escenario la capacidad de firma digital certificada, ya sea para autenticarse o para firmar todos los trámites con la institución por vía electrónica.

XVII. Que una de las metas del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social en el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 contempla la virtualización de las audiencias de conciliación individual en todo el territorio nacional.

XVIII. Que mediante informe N ºDMR-DAR-INF-065-2024 del 24 de marzo de 2024, la Dirección de Mejora Regulatoria del Ministerio Economía, Industria y Comercio indicó que el presente Reglamento, cumple con los principios de mejora regulatoria, de conformidad con lo dispuesto en la Ley N º 8220, «Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos«, así como su reglamento Decreto Ejecutivo N º37045-MP-MEIC y sus reformas.

XIX. Que actualmente la presentación de las partes, ha ido bajando considerablemente, actualmente un promedio del 52% de las audiencias no se realizan por ausencia de una o ambas partes en el proceso. Es por ello que resulta necesario realizar una serie de acciones que permitan aumentar el número de audiencias donde estén presentes ambas partes con el consecuente resultado positivo que esto podría conllevar. Se señala que el porcentaje de acuerdos cuando ambas partes están presentes es muy alto, llegando a un 83%, por lo que se hace necesaria la búsqueda de alternativas para atender esta situación.

XX. Que una de las estrategias a considerar es la virtualización del servicio donde las partes tengan mayor accesibilidad y reduzcan costos de movilización de tal manera que se haga más atractiva la presentación a la misma, donde empleadores y trabajadores puedan llevar a cabo la audiencia desde sus respectivos lugares de residencia o empresa. De esta manera se ahorra tiempo y costos económicos

Por tanto:

DECRETAN:

PROTOCOLO PARA LA REALIZACIÓN DE AUDIENCIAS VIRTUALES DE CONCILIACIÓN LABORAL EN EL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL

CAPÍTULO 1

Disposiciones Generales

Artículo 1. Objetivo.

Garantizar a las personas usuarias el acceso al servicio de conciliación laboral virtual, asegurando todos los principios que rigen los procesos de resolución alterna de conflictos en materia laboral que se realicen por medios tecnológicos en las Unidades de Resolución Alternas de Conflictos (URAC) de la Dirección de Asuntos Laborales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, en adelante MTSS, con el fin de fomentar una mayor participación tanto de personas trabajadoras como empleadores en dichas conciliaciones, potenciando la reducción en el uso de papel y la mejora de su eficiencia y eficacia operativa, así como disminuir costos y tiempo de traslado tanto de las personas usuarias del servicio como de las personas funcionarias de la institución. Esta modalidad no reemplaza las conciliaciones presenciales, sino que son un servicio en caso de que el usuario así lo solicite.

Artículo 2. Ámbito de aplicación

La presente regulación es de aplicación en el MTSS, específicamente en la Dirección de Asuntos Laborales, en las Unidades de Resolución Alternas de Conflictos del Departamento de Relaciones de Trabajo a nivel nacional. Para todas las personas funcionarias, conciliadores y árbitros autorizadas que van a realizar el procedimiento de atención de conciliaciones de manera virtual.

Artículo 3. .- Definiciones.

Para los efectos del presente protocolo se entenderá por:

1. AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN VIRTUAL: Es un proceso de solución de conflictos autocompositivo y no adversarial, en el cual dos o más personas físicas o jurídicas acuden ante un tercero, para que éste les ayude a resolver por sí mismas el conflicto, donde se utiliza de manera total o parcial las herramientas de tecnología para comunicarse; y en donde ambas partes y la persona funcionaria del MTSS se encuentran reunidas de manera virtual.

2. DOCUMENTO ELECTRÓNICO: Cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático.

3. FIRMA DIGITAL: Conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento.

4. FIRMA DIGITAL CERTIFICADA: Una firma digital que haya sido emitida al amparo de un certificado digital válido y vigente, expedido por un certificador registrado.

5. INTEGRIDAD: Propiedad de un documento electrónico que denota que su contenido y características de identificación han permanecido inalterables desde el momento de su emisión, o bien que -habiendo sido alterados posteriormente- lo fueron con el consentimiento de todas las partes legitimadas.

6. LEGITIMACIÓN DE LAS PARTES: Verificación de la identidad de las partes usuarias del servicio de audiencia conciliatoria en el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, para lo cual las personas usuarias deberán presentar un documento de identidad legal, los cuales se describen a continuación: Para las personas físicas: i. Extranjeros: Documento de Identidad Migratorio para Extranjeros – DIMEX, o pasaporte de su país. ii. Diplomáticos: Documento de Identificación de Diplomáticos – DIDI. iii. Nacionales: Presentar la cédula de identidad, la cual debe ser la última cédula. Para personas jurídicas: El representante legal o apoderado (generalísimos, general, especial) debe presentar la certificación de personería jurídica emitida por el Registro Público, o una certificación notarial, según corresponda. En caso de apersonarse un apoderado especial, deberá aportar además un Poder Especial.

7. PROCEDIMIENTO PARA LA CONCILIACIÓN LABORAL INDIVIDUAL: Manual que contiene las actividades mediante el cual se regula la audiencia de conciliación individual laboral, código PSRAC.1 l .2-P02.

8. PERSONA USUARIA: persona que utiliza los servicios de conciliación virtual o híbrida del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (parte gestionante y contraparte).

9. PERSONA FUNCIONARIA DEL MTSS: funcionario del MTSS que funge como jefatura, conciliador y/o árbitro de una Unidad RAC.

10. URAC: Unidad de Resolución Alterna de Conflictos del Departamento de Relaciones de Trabajo.

11. VERIFICACIÓN DE FIRMA: Con relación a la firma digital certificada, significa determinar con precisión que:

1. La firma ha sido creada durante el período de la audiencia conciliatoria, utilizando los mecanismos dispuestos al efecto y,
2. El mensaje no ha sido alterado desde que la firma fue estampada en el documento electrónico.

12. MODALIDAD HÍBRIDA: La modalidad híbrida se refiere a la posibilidad de que empleadores o trabajadores que tienen firma digital, pero no cuentan con los recursos de equipo o espacio adecuado para realizar la audiencia de conciliación, puedan apersonarse a las oficinas regionales del MTSS, donde en compañía de la persona conciliadora puedan realizar la audiencia y la otra parte esté en una ubicación remota.

CAPÍTULO II

SECCIÓN I

Solicitud de audiencia de conciliación

Artículo 4. Requisitos y medios de solicitud para la atención del servicio de conciliación virtual.

La persona usuaria puede solicitar el serv1c10 de conciliación virtual de las siguientes formas:

1. Virtual: a través de la página web del MTSS www.rntss.go.cr en el apartado «Sistema Electrónico de citas».

• Presencial: solicitando el servicio desde cualquier sede de las URAC del MTSS. Para lo anterior la persona usuaria deberá contar con firma digital.

Artículo 5. Agenda de Señalamiento

Si la solicitud fue realizada de manera virtual, una vez recibida la misma por parte de la URAC en la cual fue solicitada la cita, la persona encargada, procederá a incluir en el sistema de agenda, la fecha y hora para el señalamiento de la audiencia, de acuerdo con la disponibilidad de agenda, la cual será notificada a las partes en un plazo de 10 días hábiles, a partir del momento en que fue recibida la solicitud de manera virtual.

Si la solicitud fue realizada de manera presencial, en el mismo acto se le notifica a la parte gestionante la fecha y hora para el señalamiento de la audiencia virtual, de acuerdo con la disponibilidad de agenda y en un plazo de 10 días hábiles se procederá a notificar a la contraparte la fecha y hora del señalamiento.

Artículo 6. Cédula de notificación.

La persona encargada procederá a emitir y pasar a notificar con mínimo 3 días de anticipación, la cédula de notificación a la audiencia conciliatoria virtual, en la cual se indicará:

1. Nombre y apellidos de la persona gestionante; en caso de ser persona jurídica se indicará el nombre del representante legal y el nombre de la sociedad.
2. Nombre y apellidos de las personas usuarias, que están siendo invitadas al procedimiento de conciliación virtual; en caso de ser persona jurídica se indicará el nombre del representante legal y el nombre de la sociedad.
3. La fecha y hora de la sesión virtual, con la indicación de realizar la prueba técnica quince minutos antes de la hora fijada para el inicio de la sesión, y el deber de las personas usuarias de conectarse para la prueba.
4. El objeto o solicitud que plantea (extremos a conciliar) la parte gestionante, a fin de intentar llegar a un acuerdo, bajo el mecanismo de resolución alterna de conflictos.
5. Plataforma tecnológica que se utilizará para llevar a cabo la sesión virtual o híbrida junto con el enlace para unirse.
6. Requerimientos tecnológicos en cuanto a equipo, controladores (drivers), conectividad óptima de internet y espacio físico apropiado, según lo menciona el artículo 8 de este decreto.
7. La solicitud de un número telefónico de contacto, por si se requiere comunicar cualquier inconveniente que se les presente previo o durante la audiencia de conciliación.
8. La solicitud expresa de comunicar a la URAC, mediante correo electrónico, (el cual se le indicará a la parte), en un plazo no mayor a TRES DÍAS posteriores al momento de recibir la notificación, de cualquier situación que pueda eventualmente impedir la realización de la audiencia virtual, con el fin de mantener la misma en modalidad virtual o valorar la opción de que se realice de manera presencial o híbrida, en el sentido de que una de las partes se encuentre de manera presencial y otra de manera virtual y de esa forma proceder a tomar todas las previsiones necesarias, así como un correo electrónico para recibir notificaciones.

En caso de que la audiencia de conciliación se realice de manera híbrida, la persona funcionaria del MTSS, deberá habilitar una oficina en la sede elegida por la persona usuaria, con el fin de que la parte usuaria que no pueda participar de manera virtual, acuda de manera física ( o por medio de un apoderado especial), a la misma.

1. Aclaración de que, de no existir objeción alguna acerca de la realización de la audiencia de manera virtual por ninguna de las partes, la URAC respectiva, no hará una nueva cédula de notificación, quedando la primera cédula de notificación como firme, de manera que si existiera alguna objeción se estaría comunicando a las partes por los medios de notificación señalados

SECCIÓN II

Actuaciones Previas al desarrollo de la audiencia de conciliación

Artículo 7. Lugar de la audiencia

La misma podrá realizarse, en el caso de la persona funcionaria de la URAC, desde su oficina en el MTSS o bien desde el lugar de su domicilio, cuando esté en la modalidad de teletrabajo. Las personas usuarias podrán participar desde las oficinas de sus abogados, domicilio social o físico, en sus casas de habitación, o desde donde se encuentren.

Artículo 8. Requisitos técnicos

Para el servicio de conciliación virtual se deberá contar con equipo de cómputo u otros dispositivos móviles, esto incluye computadora de escritorio o equipo portátil, tableta o cualquier otro dispositivo, todos con acceso a internet con una conexión óptima, con cámara web, micrófono y los controladores (drivers) de la firma digital debidamente instalados. De igual forma en su equipo tecnológico deberá la persona usuaria tener acceso a la plataforma tecnológica que se utilizará para este efecto, así como un correo electrónico personal. En el caso de las personas usuarias que participen en la audiencia de manera virtual deberán contar necesariamente con la firma digital certificada vigente, así como su respectivo lector de firma.

Artículo 9. Otros requerimientos

Se solicitará a las personas usuarias lo siguiente: a) Un lugar con buena iluminación, aislado de ruidos, distractores y donde se asegure la confidencialidad durante el desarrollo de la audiencia de conciliación. b) Al inicio de la audiencia, las partes usuarias deberán mantener apagado su micrófono para evitar ruidos del ambiente. c) Cuando una persona usuaria requiera la palabra durante la audiencia, deberá en primer lugar levantar la mano en el sistema con la herramienta de Google Meet diseñada para el efecto y esperar a ser autorizado por la persona funcionaria de la URAC y de esa manera habilitar de nuevo su micrófono. d) Se prohíbe el uso de filtros. e) Si durante la audiencia de conciliación, alguna de las personas usuarias sufre en la zona donde se encuentre, de un corte de electricidad, internet, o algún inconveniente por caso fortuito o fuerza mayor, debe de comunicarlo de manera telefónica a la persona funcionaria de la URAC que conoce de la audiencia e informar si puede conectarse vía teléfono celular u otro dispositivo, mientras se soluciona el inconveniente que haya sufrido. Igualmente, la persona funcionaria de la URAC podrá, dependiendo de la situación, suspender la audiencia por un tiempo prudencial de 15 minutos, quedando a criterio de la persona funcionaria de la URAC si reanuda o reprograma la audiencia. No será requisito que las partes y sus abogados se encuentren en el mismo lugar, pues podrán comunicarse de forma independiente, siempre y cuando no se afecte el desarrollo de la audiencia.

Artículo 10. Prueba previa de equipos tecnológicos

Quince minutos antes de hora señalada para la celebración de la audiencia la persona funcionaria de la URAC, en conjunto con las personas usuarias que ya se encuentran conectadas de manera virtual, deberán hacer la prueba de equipo, y conectividad. En caso de que se detecte algún inconveniente que no se pueda resolver en ese momento, deberá informar a las partes usuarias (y sus abogados en caso de que los tengan corno apersonados), debiendo la persona funcionaria de la URAC dar un tiempo máximo de 15 minutos a partir de la hora señalada para el inició de la audiencia, y en caso de no lograr solucionar la situación, deberá de reprogramar la audiencia según la disponibilidad de la agenda según sea cada URA C.

SECCIÓN III

Desarrollo de la audiencia de conciliación

Artículo 11. Verificación de conexión

A la hora establecida para la audiencia de conciliación, la persona funcionaria del MISS verificará que todas las personas citadas de manera virtual a comparecer en la audiencia de conciliación virtual, estén conectadas a la plataforma.

Artículo 12. Verificación de la no asistencia de ninguna de las partes

Con respecto a la forma de redactar el acta y proceder durante esta etapa del proceso, debe estarse a lo indicado en el «Procedimiento para la conciliación laboral individual», Cod: PSRAC.l l.2-P02, del 30 de abril del 2014″, publicado en la página del MISS. La persona conciliadora o árbitro, deberá de notificar el acta de desistimiento a todas las partes involucradas en el proceso y dejar constancia de la notificación en el expediente.

Artículo 13. Legitimación de partes

Previo a dar inicio a la audiencia de conciliación, la persona funcionaria de la URAC, deberá de solicitar a las partes los documentos que demuestren su identidad, de conformidad con lo indicado en el artículo 3 ° inciso 6) de este decreto, para lo cual las personas usuarias deberán demostrar a la cámara el documento de identidad por ambos lados, de manera que la persona funcionaria de la URAC, pueda tomar una captura de pantalla para almacenarlo en el expediente digital. En caso de que alguna de las partes usuarias, sea una persona jurídica, quien se hace representar por un representante legal o apoderado, éstos deberán enviar por medio de correo electrónico a la persona funcionaria de la URAC, las certificaciones de personería y poderes digitales, con el fin de que los mismos puedan ser verificados y almacenados en el expediente digital.

Artículo 14. Declaración preliminar, reglas del proceso y narración de los hechos.

Con respecto a la forma de conducirse durante estas etapas del proceso, debe estarse a lo indicado en el «Protocolo para la audiencia de conciliación», el cual se encuentra en el «Procedimiento para la conciliación laboral individual» Cod: PSRAC.l l.2-P02, del 30 de abril del 2014 «, publicado en la página del MISS.

Artículo 15. Reglas básicas Tecnológicas

Al inicio de la audiencia de conciliación, la persona funcionaria de la URAC, deberá establecer a las partes usuarias las reglas tecnológicas básicas y los lineamientos de comportamiento y del proceso dejando claros los siguientes puntos:

1. La audiencia de conciliación es privada, por lo que únicamente podrán estar en ella las partes usuarias debidamente apersonadas al proceso y/o sus representantes legales y/o abogados. No se grabará la audiencia en cumplimiento con lo establecido en la Ley 7727 respecto a la confidencialidad del proceso conciliatorio.
2. En el mismo acto, se solicitará a las partes usuarias presentes, remitir vía correo electrónico la constancia de aceptación y voluntad expresa de que se realice la audiencia por medios electrónicos, previamente enviada por persona funcionaria de la URAC a cargo de la audiencia de conciliación.
3. Las cámaras de video deben estar habilitadas durante todo el desarrollo de la audiencia de conciliación.
4. Solamente quien esté en el uso de la palabra tendrá su micrófono abierto, para evitar interferencias o interrupciones.
5. En caso de haber más de una persona en un recinto, sólo se mantendrá un audio activado.
6. Si se requiere compartir un documento durante la audiencia, se hará en formato portátil de documento, conocido con siglas PDF, a través del chat de la aplicación utilizada para la audiencia.
7. Deberá utilizarse el chat de la video llamada para indicar cualquier inconveniente técnico que se presentara y que impidiera el video o audio, escribiendo la palabra ayuda, con el fin de que de ser necesario la persona funcionaria de la URAC se comunique con la persona que tiene el inconveniente.
8. Si la persona usuaria, se hiciere acompañar de la persona abogada y éste no está en el mismo lugar, podrán comunicarse por los diferentes medios habilitados para ello, con el objetivo de que las partes ejerzan su derecho a ser asistidos por la persona abogada de su confianza, siempre y cuando no se afecte el desarrollo de la audiencia de conciliación.
9. En caso de interrupción en la comunicación por problemas técnicos o de conectividad de la persona funcionaria de la URAC, la persona conciliadora o árbitro contactará a las partes de inmediato vía telefónica, para coordinar acciones, si la interrupción se extiende por más de 15 minutos, se reprogramará la audiencia, según disponibilidad de la agenda de la URAC que corresponda.

Artículo 16. Desarrollo de la audiencia

La persona funcionaria de la URAC establecerá el orden en el uso de la palabra e irá resolviendo todas las incidencias que se presenten durante la audiencia, a lo cual debe estarse a lo indicado en el «Procedimiento para la atención de conciliación individual» Cod: PSRAC.1 l.2-P02, del 30 de abril del 2014, publicado en la página del MTSS, para la realización de la misma.

Artículo 17. Conclusión de la audiencia

A) Acuerdo, No acuerdo, Nueva audiencia, Solo Presentación de una de las partes

Con respecto a la forma de redactar el acta y proceder durante esta etapa del proceso, debe estarse a lo indicado en el «Procedimiento para la atención de conciliación individual» Cod: PSRAC.1 l.2-P02, del 30 de abril del 2014, publicado en la página del MTSS.

B) Firma del Acta

La persona funcionaria de la URAC, deberá leer de manera íntegra, a todas las personas usuarias presentes, el acta levantada durante la audiencia y se procederá de la siguiente manera:

b.1. En el caso de que todas las partes se encuentren presentes de manera virtual: la persona funcionaria de la URAC enviará en ese mismo acto el documento final redactado a todas las partes por correo electrónico, enviando en primer lugar el acta a la parte gestionante para que ésta lo lea, manifieste su conformidad con el acta y la firme digitalmente. Una vez firmado por la parte gestionante, ésta se lo remitirá a la persona funcionaria de la URAC para que ésta se lo remita vía correo electrónico a la contraparte, quien lo leerá, manifestará su conformidad con el acta y la firme digitalmente. Si una de las partes manifiesta una inconformidad con el acta, se retomarán las observaciones realizadas por la parte que ha manifestado su inconformidad, la persona funcionaria de la URAC hará las modificaciones que correspondan y enviará de nuevo el acta a todas las partes. Posteriormente la contraparte lo remitirá de nuevo a la persona funcionaria de la URAC para que ésta proceda a corroborar la validez de las firmas digitales de todas las personas usuarias y la firme digitalmente para remitir el acta con todas las firmas digitales a las personas usuarias. Con este envío del acta se dará por finalizado y archivado el expediente de conciliación.

b.2. En la modalidad híbrida, donde una de las partes se encuentre presente de manera virtual y la otra parte de manera presencial en la oficina de la persona conciliadora, la persona funcionaria de la URAC enviará en ese mismo acto el documento final redactado a la parte que se encuentre de manera virtual por correo electrónico, para que ésta lo lea, manifieste su conformidad con el acta y la firme digitalmente. Una vez firmado por la parte que se encuentre de manera virtual, ésta se lo remitirá a la persona funcionaria de la URAC quien lo leerá a la parte que se encuentra de manera presencial, quien manifestará su conformidad con el acta y la firmará digitalmente. Si una de las partes manifiesta una inconformidad con el acta, se retomarán las observaciones realizadas por la parte que ha manifestado su inconformidad, la persona funcionaria de la URAC hará las modificaciones que correspondan y enviará de nuevo el acta a todas las partes.

Posteriormente la persona funcionaria de la URAC procederá a corroborar la validez de las firmas digitales de todas las personas usuarias y finalmente la firme digitalmente para remitir el acta con todas las firmas digitales a las personas usuarias.

TRANSITORIO ÚNICO: En un plazo máximo de tres meses, contado a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, el Departamento de Relaciones de Trabajo de la Dirección de Asuntos Laborales del MTSS, deberá emitir el Manual de Procedimientos para la realización de audiencias virtuales de conciliación laboral, según los lineamientos de la Dirección de Planificación Institucional del MTSS.

Artículo 18. Vigencia

El presente Decreto Ejecutivo rige a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta.

Dado en la Presidencia de la República, a los dieciséis días del mes de mayo de 2024.

RODRIGO CHAVES ROBLES.—El Ministro de Trabajo y Seguridad Social, Andrés Romero Rodríguez.—O.C.Nº 4600098121.—Solicitud Nº 07-2024.—1 vez.—( D44735 – IN2024912649 ).